Selezione e Scarto degli archivi scolastici

La gestione degli archivi scolastici è un'attività complessa e delicata, che richiede competenze specialistiche, organizzazione e il rispetto delle normative vigenti. Un archivio correttamente strutturato consente di migliorare la conservazione dei documenti, velocizzare le attività di ricerca e consultazione, ottimizzare gli spazi disponibili e garantire una gestione documentale più efficiente.

Per rispondere a queste esigenze, EDK School, attraverso MyO, propone un servizio professionale di selezione, scarto e riordino degli archivi scolastici, affidato ad archivisti certificati e specialisti accreditati presso la Soprintendenza Archivistica, che operano direttamente presso la sede dell'Istituzione.

L'intervento prevede un approccio strutturato e personalizzabile, finalizzato a risolvere le criticità organizzative degli archivi e a garantire una corretta gestione delle unità documentarie. Le attività di progettazione e sistemazione fisica vengono curate da professionisti del settore, nel rispetto dei criteri archivistici e delle procedure previste dalla normativa. Gli elaborati e le attività sono inoltre sottoposti alle verifiche della Soprintendenza Archivistica competente per territorio.

La proposta comprende diverse attività, attivabili singolarmente o in modo integrato, in base alle necessità dell'Istituzione scolastica:

• Selezione e scarto documentale: individuazione della documentazione non più necessaria alla gestione degli affari correnti, nel rispetto delle procedure autorizzative previste.
• Censimento archivistico: rilevazione e analisi della documentazione presente nell'archivio.
• Riordino: riorganizzazione dei documenti secondo criteri archivistici.
• Sistemazione fisica: organizzazione delle unità documentarie negli spazi disponibili.
• Elenco di consistenza: ricognizione e descrizione della documentazione conservata.
• Inventariazione: descrizione strutturata del patrimonio documentale per facilitarne la consultazione e il reperimento.
• Manutenzione programmata: attività periodiche per mantenere nel tempo l'ordine e la corretta organizzazione dell'archivio.

La modularità del servizio consente alle Istituzioni scolastiche di pianificare gli interventi nel tempo, in funzione del budget disponibile e delle priorità organizzative, scegliendo anche di attivare una sola delle attività proposte. In particolare, la selezione e lo scarto preliminare rappresentano le operazioni iniziali, fondamentali per liberare spazio, favorire il successivo riordino e predisporre ambienti adeguati ai nuovi conferimenti documentali.

Ogni intervento viene definito sulla base delle caratteristiche dell'archivio e delle specifiche esigenze del cliente. Per questo motivo, il preventivo viene elaborato attraverso una prima fase di raccolta delle informazioni, finalizzata a individuare le necessità operative e predisporre una proposta economica personalizzata.

Un servizio completo e flessibile che unisce professionalità archivistica, conformità normativa e organizzazione, aiutando le Istituzioni scolastiche a trasformare l'archivio in una risorsa ordinata, accessibile e gestita in modo efficiente.