Stoccaggio Documentale e Servizi Logistici

La gestione e la conservazione della documentazione rappresentano una sfida sempre più complessa per le Istituzioni scolastiche, che spesso devono affrontare la carenza di spazi adeguati e la necessità di garantire un'organizzazione efficiente degli archivi. Per rispondere a queste esigenze, EDK School, attraverso MyO, propone un servizio di esternalizzazione degli archivi e stoccaggio documentale, offrendo una soluzione professionale per la conservazione e la gestione dei documenti al di fuori della sede dell'Ente.

Il servizio di outsourcing archivistico ha l'obiettivo di migliorare l'efficienza e la qualità della gestione documentale, assicurando il rispetto delle disposizioni normative vigenti e garantendo condizioni adeguate di conservazione, tracciabilità e reperibilità dei documenti.

L'esternalizzazione consente innanzitutto di liberare gli spazi fisici destinati agli archivi, rendendoli disponibili per altre attività e per la gestione della nuova documentazione. Permette inoltre di ridurre i costi legati alla manutenzione e alla gestione degli archivi interni, contenere il carico d'incendio dei locali e pianificare la spesa attraverso un costo forfettario definito per tutta la durata del contratto.

Il servizio si articola in diverse fasi operative, pensate per garantire un trasferimento organizzato e una gestione sicura della documentazione:

• Raccolta delle informazioni: analisi delle esigenze dell'Istituzione e rilevazione dei dati necessari alla formulazione del preventivo.
• Definizione dell'offerta: predisposizione di una proposta personalizzata in base alla quantità e alle caratteristiche della documentazione.
• Schedatura dei faldoni: identificazione e registrazione dei contenitori documentali da trasferire.
• Inscatolamento e trasporto: sistemazione dei faldoni in appositi contenitori d'archivio e trasferimento presso il centro di conservazione.
• Classificazione e gestione: organizzazione della documentazione e messa a disposizione del cliente per eventuali richieste di ricerca e consultazione.
• Servizio di consultazione: evasione delle richieste entro 48 ore, con possibilità di ricevere i documenti in formato originale, digitale, via e-mail o fax.
• Scarto documentale: al termine dei tempi di conservazione previsti, la documentazione viene avviata alla macerazione, con rilascio della relativa certificazione.

Grazie a questo servizio, le Istituzioni scolastiche possono beneficiare di numerosi vantaggi: riduzione dei costi di gestione, maggiore rapidità nel reperimento dei documenti, sicurezza nella conservazione, tracciabilità della documentazione e recupero degli spazi interni. L'esternalizzazione permette inoltre di ridurre il rischio di dispersione dei fascicoli e di superare in modo strutturato le problematiche legate alla carenza di locali destinati all'archiviazione.

Ogni progetto viene sviluppato sulla base delle specifiche esigenze organizzative del cliente. La formulazione del preventivo prevede una prima fase di raccolta e valutazione dei dati, necessaria per definire un'offerta economica mirata, in funzione della quantità di documenti e dei servizi richiesti.

Una soluzione completa che unisce organizzazione, sicurezza e ottimizzazione dei costi, consentendo alle Istituzioni scolastiche di affidare la gestione dei propri archivi a un servizio specializzato e di dedicare maggiori risorse alle attività amministrative e istituzionali.